RECEPTION
Il personale addetto alla reception è sempre disponibile per informazioni ed altro nell’orario d’ufficio .
La reception della struttura, è il luogo dove il personale addetto al ” front office” si occupa dell’accoglienza dei pazienti, della prenotazione degli appuntamenti (responsabile : scheduling coordinator) , dell’accettazione ” check in ” dei pazienti, della redazione di un “client diary” ordine del giorno. La receptionist fornisce informazioni riguardanti le prestazioni, gli orari dello studio, i tempi d’attesa, il responsabile del back office redige preventivi, contatta i pazienti telefonicamente o con altri mezzi, soddisfa le domande dei pazienti, ottimizza i tempi di accesso e la logistica , gestisce le urgenze, le emergenze, i ritardi e segnala eventuali reclami o suggerimenti attraverso segnalazioni dirette o attraverso il ” customer satisfaction”. Le prenotazioni possono essere fatte , in orario d’ufficio, per telefono o di persona tutti i giorni negli orari di apertura.
La metodica della programmazione degli appuntamenti è impostata sulla sintesi di tre logiche:
- lista d’attesa con l’acquisizione di una priorità;
- urgenza emergenza ” TRIAGE”;
- disponibilità di tempo necessario per l’esecuzione di un determinato intervento in relazione alla disponibilità di strumentazione e personale specializzato.
Si parla anche inglese e spagnolo
AMMINISTRAZIONE
Il personale addetto alla amministrazione si occupa di una parte importante della ” governance ” della struttura occupandosi dei servizi amministrativi e contabili inclusa la fatturazione delle prestazioni e della gestione budgetaria della struttura. Tiene inoltre rapporti con le banche, enti , fondi integrativi e consulenti esterni, uffici amministrativi, fornitori ecc. La persona responsabile dell’amministrazione “office manager” ha funzioni di coordinatore sul junior accauntant e di coordinamento del Sistema di gestione della Qualità. L’amministrazione ha la funzione di ” practice administrator”, “clin report patient coordinator”, “insurance and financial coordinator”, and “treatment plan coordinator” che sono funzioni essenziali per garantire all’utente una corretta e trasparente gestione della sua situazione clinica – contabile e della corretta applicazione delle procedure realizzaztive del Sistema di Qualità gestionale e clinica .
